HAL au Limos✯

Le dépôt des publications sur HAL, en plus d'être poussé par le CNRS, est le seul moyen qu'aura le labo pour récupérer des infos sur vos publications.

C'est donc une des démarches administratives obligatoire au LIMOS

Vous devrez pour bien gérer vos publications :

• avoir un compte utilisateur sur HAL
• gérer vos préférences de dépôt
• avoir un identifiant unique HAL : l'idHal
• bien paramétrer votre profil HAL
• regrouper vos "formes auteurs" sous votre idHAL
• permettre le bon ranking de vos publications en indiquant les noms exacts des journaux et conférences et en ayant une identité GoogleScholar : ranking au Limos

Pour vous aider en cas de problèmes :

• des gestionnaires de la collection HAL - Limos : Solène DROUET , Bastien DOREAU et Vincent Mazenod
• un outil permettant de vérifier le ranking de ses publis, d'importer dans HAL des publis par lot, ... -> HALTOOLS

Gestion des comptes sur HAL et "formes auteurs"✯

Que ce soit pour le LIMOS ou le CNRS, il est important que toutes vos publications soient regroupées sous un identifiant précis qui vous soit associé.

Cependant, il existe trois manières d'identifier une personne sur HAL :

• la forme auteur : C'est une chaine de caractères composée de votre prénom et de votre nom. Quand un autre chercheur a déposé une publication sur HAL et qu'il vous a cité comme co-auteur, il va associer la publication à une "forme auteur". Cette forme n'est pas forcément associée à un de vos compte utilisateurs mais est associée à des publications.
• le compte utilisateur : C'est vous qui le créez en vous connectant sur HAL. Vous pouvez avec ce compte déposer des publications sous votre nom.
• l'identifiant HAL (idHAL) : C'est une identité numérique unique pour chaque chercheur, elle permet de regrouper et gérer toutes ses publications et ses comptes utilisateurs. Il faut avoir déposé au moins une publication avant de pouvoir demander un IdHAL. Cet identifiant permet aussi à vos co-auteurs de mieux vous identifier (et donc de bien associer les publis vous concernant à votre profil).

Créez un compte utilisateur HAL✯

Remplissez ce formulaire https://hal.science/user/create

Indiquez bien votre nom et votre prénom entièrement (pas "Doreau B." par exemple mais "Doreau Bastien") afin d'éviter au maximum les confusions avec un homonyme.

Donnez une adresse mail qui vous est personnelle, ce compte vous sera associé que vous changiez de laboratoire ou de métier.

Une fois le formulaire validé, un mail vous est envoyé, cliquez sur le lien donné pour finaliser votre inscription. Vous pourrez alors vous connecter et compléter votre profil et vos préférences (c.f. ci-dessous).

Gérez vos préférences de dépôt✯

Lorsque vous êtes connecté, vous pouvez gérer vos préférences de dépôt

Il vous sera notamment demandé de compléter :

• vos domaines de recherche
• votre laboratoire affilié
• vos préférences de dépôt

Vous pouvez avoir plusieurs affiliations

Ces informations sont modifiables à tout moment

Créez un identifiant HAL (idHAL)✯

Une fois connecté à votre compte utilisateur, vous pourrez créer votre Id HAL

• Vous devrez indiquer un identifiant
• Vous pourrez l'associer à d'autres identifiants de recherche (arXiv, ORCID, ResearchGate, GoogleScholar, ...)

Dans l'onglet "Mes formes", vous pourrez aussi associer votre idHal aux différentes formes auteurs vous correspondant. Ainsi, toutes les publications liées à vos différentes formes auteurs seront regroupées sous un même identifant HAL

Vous pouvez vérifier sur AuréHAL quelles sont les formes auteurs existantes pouvant être liées à votre idHal avec :

• en jaune les formes auteurs
• en vert l'id_hal

C'est sans doute car un autre chercheur s'est approprié cette forme auteur dans son idHal.

Faites remonter l'info à vincent.mazenod@isima.fr, solene.drouet@uca.fr ou bastien.doreau@isima.fr

Nous sommes en contact avec les correspondants du CCSD en Auvergne et pouvons demander à régulariser votre situation.

Déposer sur HAL✯

Le formulaire de dépôt sur HAL a été simplifié. Cliquez sur Dépôt

Il est possible de déposer à partir d'un PDF. Les méta-données du PDF seront analysées et récuperées et vous n'aurez plus qu'à finaliser le dépôt en complétant si besoin les métadonnées du document, les données des auteurs (en prenant soin d'associer le bon labo) et en validant.

Pensez à renseigner correctement le nom du journal ou de la conférence. Ces informations seront lues ultérieurement afin d'attribuer une note à la publi à partir des listes de SJR (SCIMago) et CORE. (CF. ci-dessous Ranking des publications)

Vous pouvez aussi rentrer le DOI (Digital Object Identifier) afin d'effectuer cette tâche si votre document en a un.

En cas de problème, contactez vincent.mazenod@isima.fr, solene.drouet@uca.fr ou bastien.doreau@isima.fr

Bonnes pratiques

• Pour une même présentation dans deux confs différentes, optez pour un nom différent, HAL pourrait considérer deux publications ayant le même titre comme un doublon.

Import et Ranking des publis dans l'intranet✯

Import des données de HAL✯

Tous les jours, le SI du Limos importe à partir de HAL les publications liées au Limos (à sa collection) et les affiche sur le site web.

Lorsque vous déposez, il est donc important d'indiquer que la publication a été réalisée au LIMOS (voir "Compte utilisateur et préférences de dépôt" pour automatiser cela)

Les publications sont ventilées par auteur et par type de publications et il est possible sur l'interface du site web de filtrer sur ces deux chamsp.

Ranking des publications✯

Les fichiers de ranking scientifiques de Scimago et Core sont récupérés et un matching est fait entre le nom du journal ou de la conf de l'article et celui indiqué dans ces fichiers de ranking.

Des notes sont alors attribuées aux publications dont le journal/conf correspond.

le résultat est visible sur la page des publications uniquement si vous êtes connecté

Les fichiers sources de Scimago et Core utilisés pour le matching sont ici (uniquement si vous êtes connecté) Lorsque vous déposez une publication sur HAL, pensez à bien indiquer le nom exact du journal ou de la conférence.

En cas de publi non rankée (càd sans note) alors qu'elle devrait l'être, vous pouvez tester le ranking d'une conf ou d'un journal ou utiliser l'outil Haltools

A noter que les fichiers de ranking de l'année en cours ne sont pas donnés par Scimago ou Core

Citations Google Scholar✯

Le Limos utilise aussi le nombre de citations GoogleScholar pour qualifier les publications (en prenant bien compte des possibles biais )

Si elle n'existe pas , merci de vous créer une identité Google Scholar. Régulièrement, l'équipe informatique vérifiera les comptes manquants pour les intégrer au SI du Limos

Seules les publications réalisées au Limos sont prises en compte, tous les deux mois une mise à jour des nombres de citations par publication est effectué et reporté sur l'intranet.

Il en est déduit un score le h-limos-index, qui est l'équivalent de votre h-index sur les publications du Limos

Celui-ci est indiqué sous votre profil (si connecté à l'intranet)

Synthèse de votre activité✯

Vous pouvez récupérer une synthèse de l'activité de votre recherche (au LIMOS uniquement) dans l'intranet du Limos : onglet "Intranet/Mes Documents" en bas de page

Cette synthèse est un ZIP constitué d'un PDF reprenant vos publications et leurs notes et nombre de citations, les co-auteurs de ces publications, les organismes partenaires avec lesquels vous avez publié, ainsi que plusieurs graphes en résultant ; ainsi que les mêmes données brutes en CSV

Cette page est mise à jour plusieurs fois dans l'année

Haltools✯

Une boîte à outils HAL a été conçue au Limos à destination des chercheurs et des gestionnaires de la collection HAL : haltools.limos.fr

Il est possible de s'y connecter avec les identifiants UCA

Haltools : Outils pour les chercheurs✯

• search_data_hal : renseignez des dates et une liste d'utilisateurs pour récupérer toutes les publications de ces utilisateurs entre ces deux dates
• Fix_hal_ranking : renseignez des identifiants (les votres), vous récupérerez un tableau indiquant les publis mal rankées , un nom de conférence/journal approchant textuellement (trouvé dans les fichiers Scimago/Core) de ce que l'auteur a indiqué et un lien vers la publication HAL pour pouvoir la modifier (si vous en êtes propriétaire)

Haltools : Outils pour les gestionnaires de collection✯

• Bibtex_2_Hal : à partir des publications d'un chercheur sur le site de DBLP, permet de faire des imports par lots dans HAL, utile pour ceux qui ont beaucoup de publications de retard

Vous êtes chercheur et intéressé par cette possibilité, demandez à solene.drouet@uca.fr ou bastien.doreau@limos.fr

Infos utiles✯

Commandes API HAL✯

L'API de HAL utilise une syntaxe SOLR, elle peut être interrogée par chacun et renvoyer des résultats sous différents formats.

Récupérer au format Bibtex toutes les publis (quel que soit le labo) enregistrées sur HAL pour un auteur à partir de son idHal

Dans l'URL ci dessous, remplacer l'idHal par le votre ...:pascalafourcade... -> ...:vincent-mazenod...

https://api.archives-ouvertes.fr/search/?q=authIdHal_s:pascalafourcade&start=0&rows=1000&fl=uri_s,halId_s&wt=bibtex

Récupérer au format Bibtex toutes les publis (uniquement du LIMOS) enregistrées dans la collection HAL LIMOS pour un auteur à partir de son idHal

Dans l'URL ci dessous, remplacer l'idHal par le votre ...:pascalafourcade... -> ...:vincent-mazenod...

https://api.archives-ouvertes.fr/search/LIMOS/?q=authIdHal_s:pascalafourcade&start=0&rows=1000&fl=uri_s,halId_s&wt=bibtex

Récupérer au format Bibtex les publis publiées entre 2014 et 2019 enregistrées dans la collection HAL LIMOS pour un auteur à partir de son idHal

Dans l'URL ci dessous, remplacer l'idHal par le votre ...:pascalafourcade... -> ...:vincent-mazenod...

https://api.archives-ouvertes.fr/search/LIMOS/?q=authIdHal_s:pascalafourcade&start=0&rows=1000&fl=uri_s,halId_s&wt=bibtex&fq=producedDateY_i:%5B2014%20TO%202019%5D

Infos pratiques sur l'interface de HAL - FAQ✯

Cette interface est assez complète mais certaines actions ne sont pas très intuitives.

C'est un des co-auteur d'une publication qui a déposé sur HAL, comment faire pour avoir les droits pour la modifier ?

Il est possible de demander à quelqu'un de partager la propriété d'une publication. Aller dans Mon Espace / Mes partages de propriété / Demander la propriété d'un dépôt

J'ai demandé des partages de propriété de plusieurs publications, mais rien ...

Cette action demande un retour de la personne contactée et peut prendre un peu de temps. Pour savoir où vous en êtes, Mon Espace / Mes partages de propriété / Demander la propriété d'un dépôt / Demandes en attente de réponse

Un collègue a déposé une publi dont je suis co-auteur. Parfois, je suis reconnu, parfois non. Que se passe-t-il ?

Tout dépend comment la publication a été déposée, si c'est avec vos prénom et nom complet ou non. Afin de bien être reconnu, soit le déposant doit modifier les métadonnées pour modifier les nom/prénom, soit et c'est la meilleure solution, c'est à vous de récupérer ces publications en indiquant dans votre profil vos différentes formes auteurs (Dans le cas présent, il faudrait associer la forme J. Mailfert à votre idHal).

Corriger les problèmes entre HAL et le système d'information du Limos✯

Pour vérifier vos publications sur le site du Limos, retouvez votre profil dans l'annuaire, cliquez ensuite sur Toutes les publications

Plusieurs pistes pour résoudre ce problème :

Vous ne devez retrouver QUE les publications réalisées au sein du LIMOS✯

Les publis présentes sur le site du Limos sont celles qui arrivent dans la collection HAL du LIMOS. Normalement, on devrait avoir uniquement les publications réalisées par des chercheurs lorsqu'ils font partie du Limos

Une publication faite dans un autre labo ne doit pas arriver dans la collection LIMOS

Sur HAL, il est possible de vérifier les collections liées à une publi dans un cadre à gauche du résumé

Vérifiez vos affiliations✯

Les chercheurs du LIMOS doivent avoir une affiliation au Limos lorsqu'ils déposent une publication pour que celle-ci arrive directement dans la collection LIMOS

Il est possible d'avoir plusieurs affiliations (LIMOS + EMSE par exemple)

Changez vos affiliations

Si vous avez déposé de nombreuses publis sans l'affiliation LIMOS alors que ça aurait du être le cas, suivez ce correctif

Regroupez vos formes auteurs avec un idHAL✯

Vous avez des publications qui sont bien taguées dans la collection LIMOS mais que vous ne voyez pas sous votre profil sur le site du Limos

Il se peut que la personne ayant déposé la publication vous ait cité comme co-auteur mais en indiquant votre identité avec un champ texte (une forme auteur)

Pour remédier à cela, la bonne pratique est en général d'avoir un idHal

Si vous avez déjà un idHal, vous pouvez rassembler vos formes auteur sous votre idHAL

Enfin, vous devez indiquer dans l'intranet du Limos sous votre identité quel est votre idHAL

Rentrer des publications dans la collection LIMOS✯

Cette opération peut être longue et complexe selon le nombre de publications à rentrer dans la collection.

Soit vous avez la main (càd êtes propriétaire) sur toutes les publications posant souci et vous pouvez vous connecter sur chacune pour indiquer une collection supplémentaire (celle du LIMOS donc)

Si vous n'êtes pas propriétaire de la publication, vous pouvez en demander la co-propriété (sur HAL dans les onglets dépliables sur la droite) pour faire cette opération

Si c'est compliqué pour vous de récupérer la paternité de ces publications, vous pouvez (avec l'aval de votre responsable de thème ou d'axe) nous envoyer une liste des URLs HAL de ces publications pour que nous (les gestionnaires de la collection) rajoutions la collection LIMOS sur chacune d'entre elles.

Documentation HAL✯

Doc officielle

Guide pratique HAL Bonne doc pour bien débuter dans HAL

Tutoriel Vidéo de dépôt dans HAL

Pourquoi déposer sur HAL ?

Questions juridiques

ce qui change avec la loi pour une République Numérique

Dépôt de thèse