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Salle du Conseil (Visio & Présentations)

Équipement de la Salle de Conférence

La salle de visio-conférence est la salle du conseil (A104). Cette salle comporte 2 écrans de retransmissions et 2 caméras. L'appareil de visio HUAWEI permet :

  • des présentations : la retransmission du contenu d'un portable ou ordinateur
  • de la visio-conférence avec des accès en multi-points sur 5 sites.

L'écran de gauche Samsung permet de voir les interlocuteurs, lors d'une Visio. (Source HDMI)

L'écran de droite TV NEC permet de voir le contenu partagé avec ses interlocuteurs (présentation, vidéos, documents...). Il est également utilisé pour la projection de présentations (PowerPoint...)

Connectique

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Pour une présentation

Utiliser les ports PRESENTATION et brancher l'autre bout du cable à l'ordinateur souhaité (portable, tour ou le MAC à disposition)

Choisir la prise VGA ou HDMI en fonction du matériel utilisé. Il est possible de connecter la prise audio JACK à l'ordinateur et sur le panneau mural afin d'avoir la sortie du son sur la TV.

Prise VGA (avec son câble audio)

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Prise HDMI

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Allumer l'écran NEC (à droite) et à l'aide de la télécommande NEC (boutons du haut), choisir la bonne source (HDMI 2 ou VGA)

Pour sélectionner HDMI 2 (partage d'écran) appuyer plusieurs fois sur la touche HDMI

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Pour une visio-conférence

L'équipement de visioconférence est déjà câblé à la TV NEC. Sélectionner l'entrée HDMI 1 sur la télécommande (appuyer plusieurs fois sur la touche HDMI).

Réserver une visioconférence

Il faut réserver une visio-conférence sur le site suivant : https://renavisio.renater.fr/

  • Se connecter avec les identifiants de l'ENT par l'onglet Connexion en haut à droite photo
  • Sélectionner votre établissement de rattachement dans la liste déroulante et se connecter, et accepter la diffusion des informations de connexion.
  • Cliquer sur "Planifier une nouvelle conférence" ("Plan a new conference")
  • Indiquer ensuite un titre, une date, une heure de début, une durée, ...
  • Indiquer les "destinataires" ("recipents") en écrivant leur adresse mail
  • Spécifier "Options avancées" ("Advanced Settings") et choisir l'option Codian ou Scopia.

Il est préférable d'utiliser le pont Codian qui est mieux géré par l'appareil de visio de la salle du conseil

De plus, Renater aura tendance à basculer des visio-conférences sur pont Scopia à un pont Codian car le premier est saturé.

La page suivante indique les informations de connexion à la visio. Les destinataires reçoivent un mail avec les mêmes informations. Ces informations comprennent notamment le titre de la conférence, une IP de connexion, un numéro de conférence (4 chiffres) et un mot de passe de connexion (4 chiffres)

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Comment se connectent les destinataires ?

Pour un pont Codian

Si la conférence passe par un pont Codian, il faut installer un logiciel client : ConferenceMe. Le destinataire devra lancer ConferenceMe et copier-coller le lien indiqué : Connection from a single terminal. Il basculera sur une fenêtre où il devra renseigner le numéro de conférence (suivi de dièse) et le mot de passe (toujours suivi de dièse).

Pour un pont Scopia

Si la conférence passe par un pont Scopia, le navigateur prend en charge la visio.

Utiliser la visio-conférence

Présentation de la télécommande

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Dans la salle du conseil, vérifier les branchements (ports VISIO). Vous pouvez contrôler la visio à partir de la télécommande (HUAWEI), de la tablette ou du Mac

La TV NEC doit être réglée sur l'entrée HDMI 1 avec la télécommande (appuyer 2 fois sur la touche HDMI en haut de la télécommande).

Émettre un appel

Appuyer sur la touche photo pour ouvrir le menu Appel et saisir l'Adresse IP ou l'Alias (le nom de la conférence) et qui a été donnée ou alors retrouver le nom de votre visio-conférence dans le Répertoire, en dessous du champs de saisie.

Appuyer de nouveau sur photo pour lancer l'appel. Il sera demandé le numéro de la visioconférence et le mot de passe. Appuyer sur la touche photo pour ouvrir le clavier numérique.

Bien penser à taper DIÈSE # après avoir saisi le numéro de la conférence et également après le mot de passe pour confirmer

Appel multi-site : Lancer les appels successivement les uns derrière les autres.

Appuyer sur la touche photo pour terminer l'appel.

Réception d'appel

Appuyer sur la touche photo pour décrocher lors de la réception d'un appel.

Contrôle de la caméra

La caméra est doté d’un zoom numérique, commander le à l’aide des touches zoom. photo

En cours de communication (si cette fonctionnalité a été autorisée chez le correspondant), il est possible de commander la caméra du site distant. Appuyer sur la touche photo 2 fois de suite, puis utiliser le zoom et les commandes directionnelles.

Partage d'écran à distance.

Il est possible de diffuser un contenu informatique (présentation, vidéo, documents) aux autres correspondants.

Premièrement, raccorder l'ordinateur au port 1 à l'aide du câble HDMI

Il n'est pas possible d'utiliser de connectique VGA

Lors d'un appel, appuyer sur la touche photo pour alterner entre le mode d'affichage de l'image locale et distante.

Appuyez sur la touche photo , le partage de contenu est alors activé.

PENSER À ÉTEINDRE L'APPAREIL DE VISIO

Skype

Skype est installé sur le Mac de la salle du conseil.

Ouvrir l'application Skype et se connecter avec l'identifiant isima.skype / isima63 photo

Si un autre compte est déjà connecté cliquer sur "Me connecter avec un autre pseudo"

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Pour créer une conversation

Cliquer sur Fichier > Nouvelle conversation

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Pour ajouter des interlocuteurs à la conversation. Il est aussi possible de partager un lien par email par exemple pour que les interlocuteurs rejoignent la conversation.

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Pour donner un nom à la conférence.

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Il est possible de converser textuellement. On retrouve ici l'historique de la conversation.

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Pour ajouter un utilisateur en cours de conférence

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Pour partager l'image sur la TV

Il faut brancher le cable VGA sur le Mac. Prise mural 2

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Régler la TV NEC sur VGA avec la télécommande.