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Filtrer vos mails

Nous recevons tous beaucoup de mails, souvent il est difficile de s'y retrouver et c'est pourquoi nous faisons un peu de tri dans nos boîtes. Nous créons des dossiers dans lesquels nous déplaçons nos mails en fonction de différents critères. C'est pourtant long et fastidieux...

Pourquoi ne pas prendre le temps de mettre en place quelques filtres pour faire ce tri à votre place ?

Certains d'entre vous créent peut-être déjà des filtres sur leur clients mail (Thunderbird, Outlook...), l'inconvénient ici, c'est que vos filtres n'existent que sur le client sur lequel vous les avez créés. Si par exemple vous utilisez plusieurs clients sur plusieurs machines alors il est difficile de maintenir vos filtres de façon identique sur tous vos clients. L'autre inconvénient est que si votre client mail n'est pas en marche (portable éteint, le logiciel n'est pas lancé), alors vos mails ne sont pas triés et si vous accédez à vos mails par un autre moyen (un autre client mail ou SOGo par exemple) vous vous retrouvez avec tous vos mails reçus dans votre Boîte de Réception principale.

L'intérêt de créer des filtres avec SOGo, c'est que vos mails sont filtrés dès leur arrivée sur le serveur de mail, ainsi vous êtes garantis que mails sont toujours triés.

Vous pouvez créer des filtres pour réaliser de nombreuses actions à la réception d'un mail :

  • Placer le mail dans un dossier particulier
  • Faire suivre le mail à quelqu'un
  • Marquer le message comme (lu/non lu/spam/n'importe quel label que vous avez créé)
  • Refuser le message avec un message de retour
  • Annuler le message (le message est supprimé)
  • ...

Ces filtres sont appliqués selon que le message reçu répond à un ou plusieurs critères :

  • Le sujet du mail contient tels ou tels mots/expression
  • Le corps du mail contient tels ou tels mots/expression
  • L'expéditeur est telle adresse, ou sa partie @domain.com est inria.fr par exemple
  • Le destinataire est telle adresse, ou sa partie @domain.com est limos.fr par exemple
  • La taille du mail est supérieur ou inférieur à telle taille de message.

Vous pouvez mettre en place des filtres en allant dans les paramètres de SOGo :

sogo-settings-button

Cliquez sur "Courrier" dans le menu de gauche :

sogo-settings-mail-menu

Cliquez sur l'onglet "FILTRES" :

sogo-settings-filter-tab

Puis cliquez sur "CRÉER UN FILTRE"

sogo-settings-create-filter

Explication du filtre

Dans cette exemple, si le message m'est envoyé de :

  • l'adresse @isima.fr de Vincent MAZENOD
  • l'adresse @isima.fr de Bastien DOREAU
  • n'importe quelle adresse de Raphaël AMATO, commençant par raphael.amato@

Alors je déplace le mail dans le dossier CRI et je "marque" le mail avec l'étiquette Work (Vous pouvez créer d'autres étiquettes dans l'onglet ÉTIQUETTES)

Vous voyez alors votre filtre apparaître dans la listes des filtres créés.

Lorsque vous en avez plusieurs, ils s'appliquent dans l'ordre affiché. Vous pouvez réorganiser la séquence de filtre en cliquant sur les deux barres à gauche du filtre sogo-settings-move-filter puis en le faisant glisser.

Pensez à cliquer sur la disquette verte pour enregistrer vos modifications sogo-settings-save-settings